Como podemos ajudar?

Todos os planos · Administrador

Configurar a oficina

Faça isso uma vez, antes da primeira ordem de serviço ou invoice. Fica tudo em Configurações.

1. Em Perfil da empresa, digite o nome, endereço, telefone e e-mail da oficina e envie o Logo. Eles saem em todo orçamento e invoice.
2. Em Imposto sobre vendas, digite a alíquota estadual e a local e marque Peças pagam imposto e Mão de obra paga imposto conforme a regra do seu estado.
3. Em Repair Orders, defina o valor da hora e a garantia em Labor & warranty. O Lite não tem valor de hora: você digita o preço em cada linha.
4. Em Orçamentos e invoices, escolha o Layout, defina O que o cliente vê e escreva seus Termos de serviço.
5. Crie uma ordem de serviço ou invoice de teste e imprima para ver o resultado.

Na dúvida sobre o imposto, configure junto com seu contador. Ordens de serviço fechadas mantêm as alíquotas com que foram faturadas.

Core, Growth, Complete · Administrador

Cadastrar funcionários e escolher o que eles veem

Cada pessoa entra com o próprio e-mail e senha. O nível de acesso define o que ela vê e pode fazer.

1. Vá em Funcionários e clique em Add employee.
2. Digite o nome completo e o e-mail e escolha o Access (acesso).
3. Escolha o Language (idioma). As telas do técnico funcionam em inglês, espanhol e português.
4. Digite uma senha de pelo menos 8 caracteres e salve. Entregue a senha pessoalmente.

Administrador

Tudo, inclusive lucro, margens, pagamento dos técnicos, funcionários e configurações.

Consultor de serviço

Clientes, ordens de serviço, orçamentos, pagamentos, agenda e pedidos de peças. Sem lucro, margens ou configurações.

Técnico

Meu trabalho, inspeções, fotos e o relógio do serviço. Vê as ordens de serviço sem preços.

Se a pessoa já trabalha em outra oficina que usa o RekonPro, deixe a senha em branco. Ela entra com a senha que já tem.

Todos os planos

Login, senha e verificação em duas etapas

Sua oficina tem um endereço próprio, por exemplo suaoficina.rekonpro.com. Entre por ele com seu e-mail e senha.

1. Para trocar a senha, vá em Configurações → Minha conta → Trocar minha senha.
2. Para ligar a verificação em duas etapas, clique em Set up two-step verification na mesma aba. Leia o código com um app autenticador gratuito (Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy), digite o código de 6 dígitos e clique em Turn on.
3. Perdeu o celular? Clique em Sign out other devices para sair de todos os outros aparelhos. Você continua conectado no computador que está usando.
4. Funcionário esqueceu a senha: o administrador abre Funcionários, escolhe a pessoa e clica em Redefinir senha em Login e segurança. Entregue a senha temporária pessoalmente; ela escolhe uma nova ao entrar.
5. Muitas senhas erradas bloqueiam o login. O administrador clica em Desbloquear no mesmo quadro, ou em Desligar duas etapas se o funcionário perdeu o celular.

Se você é o único administrador e não consegue entrar, escreva para support@rekonpro.com a partir do e-mail que usa no login.

Todos os planos

Trocar o idioma

Cada pessoa escolhe o próprio idioma. Isso não muda o que o cliente recebe.

1. Vá em Configurações → Minha conta.
2. Em Idioma da interface, escolha English, Español ou Português e salve.
3. O administrador também pode definir o idioma de um funcionário em Funcionários.

As telas do técnico (Meu trabalho, serviço da ordem, inspeção, checagem de entrega) e o RekonPro Lite aparecem no idioma escolhido. Algumas telas do escritório ainda estão em inglês enquanto terminamos a tradução.

Todos os planos

Importar clientes de outro sistema

Traga sua lista de clientes e veículos de uma planilha, sem digitar tudo de novo.

1. Exporte a lista do sistema antigo, do Excel ou do Google Planilhas como arquivo CSV. Uma linha por cliente, ou uma linha por veículo com o nome e o telefone do dono.
2. Vá em Clientes, clique em Importar e depois em Choose a CSV file.
3. Em Match the columns, diga qual coluna tem o nome, telefone, e-mail, VIN e assim por diante. Escolha Don't import nas colunas que não precisa.
4. Confira a Preview das 5 primeiras linhas e clique em Import.

É preciso indicar pelo menos a coluna do nome ou da empresa. Se o arquivo não encaixar, fale com o suporte e ajudamos a montar as colunas.

Core, Growth, Complete

Abrir uma ordem de serviço

A ordem de serviço (RO) guarda tudo de uma visita: o carro, as reclamações, o orçamento, a inspeção, as fotos e os pagamentos.

1. Clique em New repair order no Painel ou no Quadro.
2. Encontre o cliente pelo nome ou telefone, ou cadastre um novo. Escolha o veículo, ou cadastre e clique em Identificar VIN para preencher ano, marca, modelo e motor.
3. Digite o Odometer in (quilometragem de entrada) e as Customer concerns (reclamações do cliente), uma por linha.
4. Clique em Create repair order. Ela aparece no Quadro; mova pelas colunas conforme o serviço anda.

As reclamações do cliente são copiadas para a inspeção do veículo, para o técnico responder cada uma.

Core, Growth, Complete

Montar o orçamento

O orçamento é uma lista de serviços (jobs). Cada um tem mão de obra, peças e taxas, e o cliente aprova ou recusa cada serviço.

1. Abra a ordem de serviço e vá na aba Orçamento.
2. Digite o nome do serviço, por exemplo “Pastilhas e discos dianteiros”, e clique em Add job. Você também pode começar de Open canned jobs (serviços prontos) ou do Labor Guide com Search labor times.
3. No serviço, adicione linhas de Labor (horas e valor), Parts (custo e preço) e Fees, shop supplies & sublet (taxas e terceiros).
4. Escolha o técnico do serviço.
5. Quando o cliente responder, clique em Approve ou Decline em cada serviço, ou em Approve all.

Use o botão de marcador em qualquer serviço para salvá-lo como serviço pronto e reaproveitar depois.

Core, Growth, Complete

Fazer a inspeção digital do veículo

O técnico confere o carro no celular ou tablet, com fotos, e o que ele encontra vai direto para o orçamento.

1. Na ordem de serviço, abra a aba Inspeção e clique em Iniciar inspeção.
2. Marque cada item como OK, Atenção ou Urgente. Anote medidas, por exemplo “pastilha 3 mm”, e tire uma Foto.
3. Use Marcar o resto como OK para fechar uma seção rápido, e Adicionar item para algo que não está na lista.
4. Clique em Concluir inspeção.
5. O consultor de serviço leva os itens marcados para o orçamento com Adicionar ao orçamento.

Mude a lista de itens da sua oficina em Configurações → Board & Inspection.

Growth, Complete

Aprovação do cliente por SMS ou e-mail

O cliente abre um link no celular, vê o orçamento e as fotos da inspeção, escolhe os serviços e assina.

1. Adicione os serviços ao orçamento primeiro.
2. Na aba Orçamento, em Customer approval, clique em Create approval link.
3. Envie com Text (abre o app de mensagens do celular) ou Email, ou clique em Copy e cole onde quiser, como no WhatsApp. Preview mostra o que o cliente vê.
4. Quando o cliente assina, os serviços aprovados e recusados ficam marcados no orçamento, e a assinatura e o total autorizado aparecem em Signed online.

Se o total passar do que o cliente autorizou, o RekonPro mostra um aviso na ordem de serviço para você pedir nova aprovação antes de fechar.

Core, Growth, Complete · Técnicos

Técnicos: Meu trabalho e o relógio do serviço

O técnico vê só os próprios serviços, sem preços, e marca o tempo de cada um.

1. Entre no sistema e abra Meu trabalho. Os serviços atribuídos a você aparecem ali.
2. Clique em Registrar entrada quando começar o dia.
3. Clique em Iniciar no serviço que está fazendo e em Parar quando pausar ou terminar. Iniciar outro serviço para o que está rodando.
4. Clique em Registrar saída no fim do dia. O relógio do serviço que estiver rodando para junto.

Um serviço marcado como Ainda não aprovado está esperando a resposta do cliente.

Core, Growth, Complete

Receber, entregar o carro e fechar

As últimas etapas da ordem de serviço, do controle de qualidade até a invoice fechada.

1. Na aba Entrega, marque cada item como OK ou Falha e clique em Controle de qualidade aprovado.
2. Na aba Pagamentos, em Record a payment, digite o valor e escolha a forma de pagamento. No Growth e no Complete, com o Stripe conectado, dá para mandar um link de pagamento por cartão com Text-to-pay.
3. Imprima ou envie a invoice pelo botão Invoice no topo da ordem de serviço.
4. Na retirada, digite o Nome de quem retira, peça a Assinatura e clique em Registrar retirada.
5. Clique em Close RO. Se ficar saldo em aberto, o RekonPro pergunta antes e a ordem aparece nas contas a receber.

Fechou por engano? Clique em Reopen no topo da ordem de serviço.

Lite

Criar uma invoice

Uma tela só: o cliente, o carro e as linhas. Funciona no celular.

1. Vá em Invoices e clique em Nova invoice.
2. Em Buscar cliente, digite um nome ou telefone. Para alguém novo, clique em Novo cliente e digite Nome, Sobrenome e Celular.
3. Digite o VIN de 17 caracteres e clique em Identificar para preencher ano, marca e modelo. A milhagem é opcional.
4. Em Serviços e produtos, adicione cada linha: Serviço ou Produto, a descrição, a quantidade ou horas e o Preço unitário.
5. Em Pagamento, escolha como o cliente pagou ou deixe Ainda não pago. Depois clique em Criar invoice.

O imposto entra do jeito que você configurou em Configurações → Imposto sobre vendas.

Lite

Enviar, marcar como pago ou editar uma invoice

Encontre qualquer invoice em Invoices pelo número, cliente, telefone ou VIN.

1. Enviar / compartilhar PDF abre o menu de compartilhar do celular, para mandar por SMS, WhatsApp ou e-mail. No computador, baixa o PDF.
2. Imprimir abre uma cópia pronta para imprimir.
3. Marcar como pago registra o pagamento quando o cliente paga depois.
4. Editar muda as linhas e a milhagem. O novo total não pode ficar abaixo do que já foi pago.

Precisa de ordens de serviço, técnicos e inspeção? Veja seu plano.

E-mail: Core em diante · SMS e cartão: Growth, Complete · Administrador

Conectar SMS, pagamento por cartão e e-mail

O RekonPro usa as contas da própria oficina: você paga os fornecedores direto e o dinheiro do cartão cai direto para você.

1. E-mail: em Configurações → E-mail, digite os dados da sua caixa de e-mail para orçamentos, invoices e links de aprovação saírem do endereço da oficina.
2. Text messages (Twilio): SMS nos dois sentidos com os clientes. Cerca de 1¢ por mensagem mais uns $1,15 por mês pelo número.
3. Card payments by text (Stripe): o cliente paga com cartão ou Apple / Google Pay no celular. O Stripe cobra cerca de 2,9% + 30¢ por pagamento, sem mensalidade.
4. Copie as chaves do painel do fornecedor para o quadro em Configurações → Integrations e teste com Test connection ou Send test text.

As chaves ficam guardadas com criptografia, e só o administrador abre essas configurações.

Todos os planos

Ver ou mudar o plano

O Lite é só para invoices. O Core traz ordens de serviço, técnicos e inspeção; o Growth traz SMS, aprovação online e peças; o Complete traz seguradoras e relatórios de lucro.

1. Seu plano aparece em Configurações → Perfil da empresa, em Plano RekonPro. Clique em Ver planos para comparar.
2. Clique em Mudar para … no plano que quiser. Abre um e-mail para o RekonPro, e confirmamos a mudança por e-mail.

Seus dados continuam quando você muda de plano. Uma tela que o seu plano não inclui mostra Não incluído no seu plano com os planos que têm. Veja os preços.

Todos os planos · Administrador

Baixar seus dados ou encerrar a conta

Os registros da sua oficina são seus. Leve com você quando quiser.

1. Vá em Configurações → Perfil da empresa e desça até Seus dados.
2. Clique em Clientes, Veículos, Ordens de serviço e invoices ou Linhas de mão de obra, peças e taxas. Cada um baixa uma planilha (CSV) que abre no Excel ou no Google Planilhas.
3. Seu plano, a próxima cobrança e os pagamentos ficam em Configurações → Assinatura. Troque o cartão ou baixe faturas em Cartão e faturas; se um pagamento falhar, clique em Pagar agora. A troca de plano também é feita ali: um plano maior começa na hora, um menor na próxima renovação.
4. Para cancelar, vá em Configurações → Assinatura e clique em Cancelar assinatura. A renovação para na hora; você continua com acesso completo até o último dia pago, e pagamentos já feitos não são reembolsados.
5. Mudou de ideia? Clique em Manter minha assinatura no mesmo lugar, a qualquer momento antes do último dia pago.
6. Para apagar os dados da oficina, clique em peça para fecharmos a conta e apagarmos os dados da oficina, em Seus dados.

Depois do cancelamento, guardamos os dados por 30 dias para você ainda poder baixar, e depois apagamos, inclusive dos backups. Veja a política de privacidade (em inglês).